نمودار تغییرات ایجاد شده در سیستم بعد از استفاده از نرم افزار بخوبی مزیت های استفاده از نرم افزار را در مستند سازی سیستم نمایش می دهد.
جزئیات آمده در نمودار فوق به شرح زیر است:
- نیروی صرف شده برای کنترل مستندات: استفاده از نرم افزار می تواند تا ۸۵ درصد نیروی صرف شده برای کنترل مستندات (نفر ساعت) را کاهش دهد.
- زمان لازم جهت کنترل مستندات: زمان لازم جهت کنترل مستندات بچ تا ۲۵ درصد کاهش می یابد.
- زمان گردش مستندات: از ابتدای تولید تا ترخیص بچ تا حدود ۳۸ درصد کاهش می یابد.
- زمان ورود اطلاعات: در قسمت های مختلف تولید و آزمایشگاه زمان ورود اطلاعات تا ۴۵ درصد کاهش می یابد البته EBRS تا حدود زیادی صحت و دقت مستندات ایجاد شده و فرآیندهای کنترل مستندات را نیز افزایش می دهد.
- حجم کاغذ: EBRS می تواند تا ۷۵ درصد کاغذ مصرف شده و بایگانی آنها را کاهش دهد. بعضی از کاغذها براساس نیاز به مستندات دستی و ضمیمه کردن آنها به مستندات بچ در سیستم باقی خواهند ماند.
- درصد خطا: خطاهای وارد در سیستم و فرآیندها تا حدود ۵۰ درصد کاهش خواهد یافت.
افزایش حجم اطلاعات در صنایع تولیدی دارو و لزوم بررسی و تجزیه و تحلیل اطلاعات به منظور تصمیم گیری مناسب، نیاز به مکانیزه کردن را در امر تولید پیش از پیش نمایان می‌سازد. برخی از ضرورت ها عبارتند از:
1 محل کنترل مستندات بچ: با توجه به وجود نرم افزار EBRS در کارخانه لزومی ندارد که کنترل مستندات بچ در پایان پروسه تولید و در محلی خاص انجام شود بلکه این امکان وجود دارد که کنترل مستندات به موازات تکمیل فرآیند تولید و توسط افراد در هر قسمت از کارخانه امکانپذیر باشد.
۲ گزارش دهی بچ: با توجه به اینکه EBRS باعث مجتمع شدن اطلاعات و نتایج بچ در یک نقطه می شود بنابراین کنترل گزارشات و دسترسی به آنها بسیار ساده و سریع خواهد بود مثلا بررسی سالیانه محصول (APR) تا ۹۰ درصد سریعتر انجام خواهد شد.
۳ ثبت اطلاعات تولید: به این نکته توجه داشته باشید که حتی اگر اطلاعات در کامپیوتر تایپ شده و سپس روی کاغذ چاپ شوند با توجه به توانایی فرد در کارکردن با صفحه کلید کامپیوتر و سرعت تایپ وی باز هم سرعت عمل کمتر از سرعت کار با نرم افزار EBRS خواهد بود که این به علت انجام بسیاری از محاسبات به صورت اتوماتیک ، پر کردن بعضی از فیلد ها با استفاده از اطلاعات قبلی وارد شده و جلوگیری از ورود اطلاعات را به حداقل خواهد رساند .
4 کنترل برنامه تولید: با توجه به کم کردن زمان تایید و ترخیص بچ ، EBRS می تواند به راحتی موجودی انبار محصول را تحت کنترل داشته باشد. همچنین کم کردن زمان ثبت محموله های مواد اولیه و افزایش سرعت ثبت نتایج آزمایشات و تایید مواد و در نتیجه به روز آوری سریع موجودی انبار مواد اولیه نیز به کنترل موجودی انبار و برنامه ریزی صحیح تولید کمک می نماید. با استفاده صحیح از نرم افزار EBRS و برنامه ریزی صحیح تولید امکان تولید پیوسته محصول و کاهش توقفات امکانپذیر خواهد بود.